Software Tools, Apps und Anwendungen
Lexoffice ist eine benutzerfreundliche Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die es Unternehmen aller Branchen ermöglicht, schnell und einfach alle wichtigen Belege für ihre Kunden zu erstellen. Die Software unterstützt Angebote, Lieferscheine, Rechnungen (einschließlich Abschlags-, Serien- und wiederkehrender Rechnungen) sowie Gutschriften. Dank des intuitiven Erstellungsprozesses und der intelligenten Weiterverarbeitung wird die Auftragsbearbeitung absolut effizient. Außerdem kann die Software den Zahlungsabgleich automatisch vornehmen und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schreiben.
Mit dem lexoffice-Dashboard haben Sie einen schnellen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Unternehmensfinanzen. Die Software unterstützt auch die digitale Erfassung von Belegen und ermöglicht es, Ausgaben zu kategorisieren und direkt zu bezahlen. Mit dem DATEV-Export können relevante Dokumente und Daten für den Steuerberater bereitgestellt werden.
Die Online-Buchhaltungssoftware richtet sich an kleine Unternehmen und Freiberufler und bietet zahlreiche Funktionen, die das Buchen von Geschäftsvorfällen und das Erstellen von Rechnungen erleichtern.
Mit lexoffice können Rechnungen auf einfache und schnelle Art und Weise erstellt werden. Kundenadresse eingeben, Leistungs-/Lieferzeitraum wählen, Rechnungspositionen mit Umfang und Einzelpreisen hinterlegen und anschließend die Zahlungsbedingungen eingeben, um dem Kunden eine klare Vorstellung über die fälligen Zahlungen zu geben. Zum Schluss überprüfen Sie Ihre Rechnung in der Vorschau und nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor, bevor Sie die Rechnung abschließen und auf Wunsch per E-Mail versenden.
Eine große Erleichterung und Zeitersparnis: Wenn der Kunde bereits bekannt ist oder Sie immer die gleichen Zahlungsbedingungen verwenden, übernimmt die Rechnungssoftware diese Aufgabe automatisch.Auch Serienrechnungen lassen sich einfach erstellen. Durch die zusätzliche Angabe des Leistungs-/Lieferzeitraumes sowie des periodischen Erstellungszeitpunktes werden die Rechnungen automatisch generiert und per E-Mail an den Kunden versendet.
Das Layout der Rechnungen können Sie individuell an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen. Hier können auch verschiedene Layouts hinterlegt und ausgewählt werden.
Egal, ob Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten oder einen Beleg einscannen, die Texterkennung erkennt alle wichtigen Informationen und trägt sie automatisch in die Buchhaltung ein. Die automatische Kategorisierung sorgt dafür, dass alle Belege direkt an der richtigen Stelle in der Buchhaltung landen.
Es existiert auch eine App für Smartphones, mit der Sie Fotos von Belegen machen und hochladen können. Die Fotos landen in einem Ordner Ihres lexoffice-Kontos und können in Belegen übernommen werden. Auch hier unterstützt die Texterkennung für schnelles Buchen.
Mit lexoffice können Sie ganz einfach Ihre Bankkonten integrieren und die Buchungen Ihrer Geschäftsvorfälle automatisch abgleichen lassen. Das spart Zeit und minimiert Fehler in der Buchhaltung. Auch Überweisungen und andere Bankgeschäfte können Sie direkt aus der Software erledigen.
Wer mit PayPal arbeitet, wird die nahtlose Integration in lexoffice zu schätzen wissen, denn in lexoffice können Sie Ihr PayPal-Konto genauso einbinden wie Ihre anderen Bankkonten. Demnach funktioniert auch hier der automatische Abgleich.
Die Steuererklärung gehört zu den unangenehmen Pflichten der Buchhaltung. Mit lexoffice können die Daten jedoch einfach und schnell vorbereitet werden. Die Rechnungssoftware berechnet automatisch die relevanten Steuern und stellt die Daten zur Verfügung. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen werden automatisch erstellt und können direkt aus der Software heraus über die ELSTER-Schnittstelle an das zuständige Finanzamt gesendet werden.
Ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung ist der Datenaustausch mit dem Steuerberater. Mit der DATEV-Schnittstelle in lexoffice werden alle Buchungen im standardisierten DATEV-Format übernommen. Außerdem kann Ihr Steuerberater direkt auf die Buchhaltung zugreifen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Mit lexoffice erfassen Sie alle Kontaktdaten Ihrer Kunden und Lieferanten, die Sie dann mit den jeweiligen Belegen verknüpfen. Hier hinterlegen Sie Ansprechpartner, steuerrelevante Daten, Bankverbindung sowie Konditionen wie Rabatt, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen, die beim Erstellen von Belegen als Standard vorbelegt werden.
In der Übersicht sehen Sie wichtige Daten tabellarisch. Auch der Umsatz wird hier schon angezeigt. Neben der Bearbeitungsmaske der Kontaktdaten gibt es Detailansichten für Aktivitäten zum Kundendatensatz. So sehen Sie beispielsweise, wann eine Rechnung erstellt wurde und wann der Kunde diese bezahlt hat. In der Umsatzübersicht sehen Sie den Gesamtumsatz, Umsatz der letzten 12 Monaten mit zusätzlicher grafischen Darstellungen je Monat sowie die Information, wann der Kunde im Durchschnitt zahlt. Von hier aus haben Sie auch Schnellzugriff auf alle Belege, wie Rechnungen, offene Rechnungen oder offene Posten.
Ein weiteres Highlight von lexoffice ist die Anlagenverwaltung. Hier können alle Anlagegüter übersichtlich verwaltet werden, inklusive Abschreibungsbetrag, Restwerte und Anschaffungsdatum. Anschaffungen werden automatisch als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) oder als sofortige, degressive oder lineare Abschreibung verbucht. Beim Buchen wird das entsprechende Anlagegut mit Abschreibungszeitraum vorgeschlagen. Hier existieren verschiedene Wirtschaftsgüter zu denen mögliche Abschreibungszeiten hinterlegt sind. Die Vermögenswerte werden dann für Jahresabschlüsse aufbereitet.
Mit der Integration von Shopware in lexoffice können Sie Ihre Buchhaltung direkt mit Ihrem Online-Shop verbinden. Das bedeutet, dass Bestellungen automatisch in die Buchhaltung übernommen und weiterverarbeitet werden können.
Auf die gleiche Weise bietet die eBay-Anbindung die Möglichkeit, Verkäufe über eBay automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen. Dabei werden alle relevanten Informationen wie Verkaufspreis und Gebühren automatisch verbucht. Außerdem können Bestellungen automatisch bearbeitet und Rechnungen automatisch erstellt werden.
Neben den Schnittstellen, die lexoffice zur Verfügung stellt, bieten auch andere Anbieter eigene Schnittstellen an, um abrechnungsrelevante Daten an die Buchhaltungssoftware zu übergeben oder Kundendaten aus lexoffice zu beziehen. So bietet beispielsweise das Unternehmen hinter der Zeiterfassungssoftware clocko:do eine Schnittstelle, um die erfassten Leistungen einfach abzurechnen. Insgesamt existieren über 40 Anwendungen, die über die Schnittstelle Daten mit lexoffice austauschen können, z. B. weitere Onlineshopsysteme, Reisekostenabrechnungen und Newslettersysteme.
Aktuell existieren vier verschiedene Pakete. In allen Paketen ist der Support sowie die zugehörigen Apps für Android und iOS enthalten. So auch die App „lexoffice Scan“, mit der Sie Belege erfassen und die „lexoffice App“, mit der Sie mobil Rechnungen und Angebote erstellen. Alle Neuerungen gibt lexoffice grundsätzlich kostenlos an ihre Kunden weiter.
Das kleinste Paket „S“ kostet 5,90 Euro monatlich, wird sich jedoch für die wenigsten, die auf der Suche nach einer Rechnungssoftware sind, lohnen.
Erst ab dem Paket „M“ für 9,90 Euro pro Monat können Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Angebotsbestätigungen in vollem Umfang erstellt werden. Ab diesem Paket sind dann auch Mahnungen und Zahlungserinnerungen möglich.
Das Paket „L“ ermöglicht zusätzlich steuerrelevante Dinge wie Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen, ein elektronisches Kassenbuch, Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) und Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR), die automatisch durch Belegbuchungen abgeglichen werden. Ebenso die abschreibungspflichtigen Investionen (AfA und GWG) mit der Anlagenverwaltung. Monatlich werden hierfür 16,90 Euro berechnet.
Mit dem größten Paket „XL“ sind dann auch Serienrechnungen, Abschlagsrechnungen, Englische-, EU- und XRechnungen möglich. Hinzu kommen wichtige Umsatzstatistiken, aktuelle Außenstände und den Auftragsbestand, den lexoffice zu jedem Kunden individuell berechnet sowie Dateiupload und Kundenakte, um alle wichtigen Dokumente zu sammeln. Mit 24,90 Euro pro Monat ist dieses Paket dennoch in einem guten Preis-/Leistungsverhältnis.
Der volle Funktionsumfang kann kostenlos 30 Tage getestet werden.
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