Software Tools, Apps und Anwendungen
Mit Trello kann man Aufgaben und Projekte bequem verwalten. Die SaaS-Anwendung, die eine Mischung aus einer Todo-Liste und einem Projektmanagement-Tool ist, bietet mittels sogenannter Boards die Möglichkeit, Arbeiten zu überwachen, Aufgaben an Mitarbeiter zu verteilen und den Fortschritt zu überprüfen. Für eine Arbeitsgruppe ist die Verwendung von Trello kostenfrei.
Das KanBan System wurde einst von Toyota entwickelt, um interne Prozesse zu vereinfachen. Ursprünglich handelte es sich dabei tatsächlich um ein weißes Brett mit drei Bereichen. Die Bereiche hießen „To do“, „doing“ und „done“. Also „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. In den Bereich „To do“ werden PostIt mit Aufgaben geklebt. Jeder Mitarbeiter der nun eine dieser Aufgaben in Angriff nimmt, klebt das PostIt in den Bereich „doing“ und wenn er damit fertig ist, in den Bereich „done“. Auf diese Weise hat der Projektleiter jeweils eine Übersicht darüber, an welchen Teilaufgaben gearbeitet wird und was schon erledigt ist.
Trello gibt Ihnen die Möglichkeit solche Boards visuell zu erstellen und mit Aufgaben zu füllen. Im Gegensatz zur ursprünglichen Idee können Sie allerdings auch mehr als drei Boards einrichten. Dann etwa, wenn eine Aufgabe jeweils von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden muss. So könnten die Boards zum Beispiel „Aufgaben“, „in Bearbeitung“, „Kontrolle“, „Implementierung“ und „Abgeschlossen“ heißen. Dies hängt ganz einfach von der Art der Aufgaben ab, die das entsprechende Team bearbeitet.
Die KanBan Methode kommt insbesondere in der Software-Entwicklung oft zum Einsatz. Auch der ursprüngliche Entwickler des Trello-Tools war ein Software-Unternehmen (Fog Creek Software). Für die Entwicklung von Programmen scheint sich diese Methode besonders bewährt zu haben. Jedoch ist Trello mittlerweile so ausgefeilt, dass es auch für viele andere Branchen und Projekte angewendet werden kann.
Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Zugang zu Ihrer eigenen Benutzeroberfläche. Mitarbeiter werden in der Regel von einem Projektleiter eingeladen. Jeder Benutzer hat die Möglichkeit eigene Boards anzulegen, wenn gewünscht auch nur für sich allein. Richtig mächtig wird Trello vor allem dann, wenn man es in einem Team nutzt.
Über die Navigation können die verschiedenen Boards (zu denen man Zugang hat) aufgerufen werden. Im Board bekommen Sie sofort einen Überblick aller vorhandenen Aufgaben. Neben der Beschreibung sind auch einige andere Informationen sichtbar, wie zum Beispiel, ob eine Datei angehängt wurde, es Kommentare gibt, Teilaufgaben hinzugefügt wurden und so weiter.
Aufgaben können ganz einfach angeklickt und verschoben werden. Diese schnelle Bearbeitung macht Trello sehr agil und sorgt für schnellere Prozesse innerhalb des Teams.
Damit die Kollaboration zwischen Mitgliedern einer Arbeitsgruppe gut funktioniert, gibt es diverse Möglichkeiten zur Kommunikation. Neben dem Hinterlassen von Kommentaren innerhalb der einzelnen Aufgaben können andere Mitarbeiter auch speziell erwähnt werden (@Name). Diese erhalten dann sofort eine Benachrichtigung und können reagieren.
Die Anwendung ist generell sehr simpel und die Funktionen sind sofort ersichtlich. Große Einarbeitungszeit sollte es mit Trello nicht geben.
Grundsätzlich können Sie sich bei Trello kostenlos anmelden. Die kostenlose Version hat jedoch zwei Einschränkungen. Erstens können nur Dateien bis 10 MB hochgeladen werden. Zweitens kann nur ein „Power-up“ (Verknüpfung zu externen Programmen) verwendet werden. Ansonsten können alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden.
Neben dem kostenlosen Plan bietet Trello noch zwei kostenpflichtige Lösungen an. Die „Business Class“ kostet 9,99 US-Dollar pro Monat und Benutzer. Die Enterprise-Version gibt es ab 20,83 US-Dollar pro Monat und Benutzer.
Wie bereits erwähnt ist die kostenlose Variante leicht eingeschränkt. Darum können Sie mit „Business Class“ Dateien bis 250 MB hochladen und so viele Power-ups nutzen, wie Sie möchten. Im Weiteren wird die Verwaltung von Team-Mitgliedern vereinfacht. Boards lassen sich in Sammlungen gruppieren, das Aussehen der Oberfläche kann individualisiert werden und vieles mehr.
Die Enterprise-Version bietet alle zuvor erwähnten Funktionen, zusätzlich gibt es diverse weitere Möglichkeiten. Dazu gehören insbesondere 2-Factor-Authentication für mehr Sicherheit und schnellerer Support vom Trello-Team.
Unter Power-ups versteht man bei Trello Verbindungen mit anderen Programmen. So kann Trello z. B. mit Google Drive verknüpft werden, womit auch deutlich größere Dateien genutzt werden können. Ein anderes Power-up zeigt Informationen aus Salesforce direkt in Ihrem Board.
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1 Kommentar
Wir nutzen Trello als Redaktionsplan für unser Blog. Funktioniert prima. Besonders die Checklisten sind sehr hilfreich, damit wir vor dem Veröffentlichen alles noch einem genau durchgehen können und nichts vergessen.