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Wie funktioniert Outsourcing und worauf muss man achten?

von Steve Naumann –

Unternehmensstrukturen sind sehr komplex und vielschichtig. Wie gut, dass es Firmen gibt, die sich auf Outsourcing spezialisiert haben. Doch längst nicht alles sollte ausgelagert werden. Als Unternehmer ist es Ihre Aufgabe, Kernbereiche und strategisch wichtige Funktionen zu definieren, die in jedem Fall im Unternehmen verbleiben und nicht ausgelagert werden sollen. Ist geklärt, welche Aufgaben in Zukunft an eine externe Firma vergeben werden, gilt es nun, sich genauer mit dem Auslagern zu beschäftigen.

Der erste Schritt zum Outsourcing

Nachdem ein oder mehrere Felder für das Outsourcing festgelegt wurden, ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen mit der Planung und der Umsetzung zu beauftragen. Dieser sollte auch für die Begleitung im Tagesgeschäft zuständig sein. Seine Aufgabe besteht darin, ein Konzept zu erarbeiten. Anschließend wird ein Termin- und Meilensteinplan aufgestellt. Ebenso wichtig sind Identifikation und die Auswahl möglicher Outsourcing-Partner, der Aufbau eines Berichtswesens und das Einrichten geeigneter Kommunikationsstränge.

Wie einen verlässlichen Partner finden?

Zuverlässig sollte er sein, der neue Partner. Auch Vertrauenswürdigkeit ist wichtig bei der Suche nach dem geeigneten Partner-Unternehmen. Schließlich erhält dieses Einblicke in die internen Unternehmensstrukturen. Geraten Informationen in die falschen Hände, kann sich dies schnell negativ auf den Konzern und das Bild, welches dieser nach außen hin vermittelt, auswirken.

Folgende Fragen können bei der Suche nach dem richtigen Partner-Unternehmen hilfreich sein:

  • Hat sich der Anbieter bereits am Markt etabliert? Wichtig ist einerseits, wie lange er bereits Kernaufgaben für andere Unternehmen übernimmt, aber auch, über welchen Kundenstamm er verfügt.
  • Wie lange dauert eine Kundenbeziehung durchschnittlich?
  • Kam es in der Vergangenheit zu Unregelmäßigkeiten?
  • Bietet das Unternehmen mir die Möglichkeit, dass ich mich auch alleine mit Referenzkunden austauschen kann?
  • Habe ich die Möglichkeit, einen oder mehrere unverbindliche Termine zu nutzen, um den Anbieter kennen zu lernen?
  • Werden detaillierte Angaben zu Leistungen und Kosten gemacht?
  • Bekomme ich genügend Zeit, um mich in Ruhe für oder gegen ein Angebot entscheiden zu können?
  • Welche Mitsprache- und Kontrollrechte muss das auslagernde Unternehmen abgeben?
  • Gibt es Nachweise darüber, dass der Anbieter seine Beschäftigten regelmäßig an Schulungen teilnehmen lässt und ständig mit den neuesten technischen Lösungen ausgestattet ist?

Der Outsourcing-Vertrag

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden? Dann gilt es, möglichst exakt festzuhalten, für was die Firma in Ihrem Unternehmen zuständig sein soll. Achten Sie darauf, dass der Vertrag alles Wichtige beinhaltet. Nachfolgendes sollte unbedingt in den Vertrag aufgenommen werden:

  • Beschreibung der Ausgangssituation und der Ziele
  • detaillierte Auflistung des Leistungsinhalts und Leistungsumfangs
  • komplette Kosten
  • Verpflichtung zur regelmäßigen Aus- und Weiterbildung des Personals
  • Verpflichtung des Outsourcing-Partners, ständig die neueste Ausrüstung, Werkzeuge, Verfahren und Technologien anzuwenden
  • abgesprochene Fristen zur Leistungserbringung
  • maximal tolerierbare Fehlerquote
  • Vereinbarung darüber, ob und welche Arbeiten unter welchen Voraussetzungen an Subunternehmer vergeben werden dürfen
  • Vertragslaufzeit sowie Kündigungsrecht
  • Notfallkonzept, insbesondere für kritische Projekte
  • Welcher Schadenersatz bzw. welche Vertragsstrafen werden bei Nicht- und Schlecht-Erfüllung fällig?
  • Wichtige Klauseln zu Datenschutz, Vertraulichkeit und Geheimhaltung
  • Berichtsstränge, Berichtsinhalte und Berichtstermine
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